Cu o planificare în detaliu următorul eveniment corporate va fi o reușită. Pentru că există momente când „socoteala de acasă nu se potrivește cu cea din târg”, în momentul planificării trebuie să iei în considerare foarte multe aspecte.
În acest scop, venim cu o propunere de flow pentru organizarea următorului eveniment al companiei tale.
SCOPUL ȘI OBIECTIVELE EVENIMENTULUI
Majoritatea participanților din eveniment au luat parte la foarte multe evenimente corporate, de aceea e nevoie să te reinventezi, să vii cu ceva nou. Întrebarea pe care trebuie să o ai în minte este „care este scopul evenimentului?”.
- De ce organizezi acest eveniment?
- Cu ce vrei să plece participanții tăi de la eveniment?
- Cum îți dorești să simtă?
Evenimentele corporate sunt organizate pentru a schimba percepțiile, pentru a planifica o strategie sau pentru a îți motiva colegii. Indiferent dacă este unul dintre aceste motive sau nu, un lucru este foarte important – să îi țină pe participanți engaged pe toată perioada desfășurării.
Pe lângă scop, ai nevoie și de obiective specifice (recomandăm chiar obiective SMART). Îți dorești să crești vânzările cu 15% în următorul quarter? Îți dorești să ai 250 de participanți înscriși la cursul X, îți dorești să ai brand awareness?
Indiferent de care sunt obiectivele evenimentului tău, este important ca acestea să fie specifice. Dacă nu țintești către stele, cum le poți atinge?
LOCAȚIA, AGENDA, SPEAKERII, CATERING
Vorbim de toți furnizorii care îți creează atmosfera întregului eveniment. Sunt piesele de rezistență în ceea ce privește reușita evenimentului, adică starea de bine a participanților tăi.
În primul rând, locația, locația, locația – care este cea mai portivită locație pentru ca scopul evenimentului meu să se întâmple? Care este numărul de participanți? Spațiu indoor? Outdoor? Locuri de parcare? Cazare? Spațiu expozițional?
Sunt întrebări pe care ar trebui să i le pui reprezentantului locației, înainte de a lua o decizie.
Agenda și Speakerii sunt defapt conținutul evenimentului tău. În funcție de calitatea acestora, participanții tăi pot pleca cu o valoare adăugată sau nu. Atât agenda per ansamblu cât și speakerii trebuie aleși în funcție de noile tendințe din piață, dar mai ales în funcție de obiectivul evenimentului tău.
Dacă nu alegi să mergi cu furnizorul de catering al locației, asigură-te că întreg meniul se potrivește cu conceptul evenimentului tău, locația și mai ales… participanții. Organizează degustări și ia în calcul alergeni, meniuri vegetariene sau alternative.
PROMOVARE
Pentru ca o strategie de marketing să aibă rezultate calitative, este recomandat, mai ales dacă este vorba despre un eveniment de amploare, ca strategia de marketing să fie implementată cu 6 luni înainte de eveniment.
Evenimentele corporate nu sunt doar despre socializare si networking, ci despre creșterea unui brand, poziționarea aceastuia în fața stakeholderilor, de aceea ai grijă ca strategie de marketing să fie potrivită pentru aceștia. Cea mai eficientă și cu rezultate metodă de marketing este, World of Mouth. Simplă și sustenabilă. Dacă îi faci pe oameni să vorbească despre brandul tău ești câștigat. Creează buzz, crește o comunitate pe facebook sau pe instagram, oferă-le conținut valoros până în eveniment și vei avea o cominitate de oameni dornici să ia parte la evenimentul tău.
CONȚINUT ȘI DATE VALOROASE
În ziua evenimentului, nu doar că ai nevoie să fii cu ochii în patru pentru a te asigura că evenimentul se derulează conform planificării, dar să ai spiritul de acțiune în cazul situațiilor neprevăzute. Pe lângă acestea, evenimentul îți oferă multe informații despre participanții tăi. De aceea, poți să analizezi comportamentul de eveniment prin intermediul fotografiilor, video-urilor, feedback-ului post-eveniment dar prin miciile detalii precum: zumzetul din zonele de networking, postările din social media despre eveniment, feedback-ul la cald oferit de participanți, energia pe care aceștia o emană.
CONCLUZIE
Iubim lumea evenimentelor corporate. Este o lume plină de aventură, adrenalină și oameni fericiți. Dar fericirea aceasta stă într-o organizare fără cusur. Spor la planificat și organizat!